運営指導の通知が来たら｜就労継続支援B型・グループホームの準備の進め方
皆さん、こんにちは。行政書士くまのみ法務事務所の松永浩行です。
ある日、自治体から「運営指導を実施します」という通知が届く。就労継続支援B型やグループホームを運営していれば、避けて通れないものです。今日は、運営指導の通知が来たら、何を・どう準備すればいいかを、順を追ってお話しします。先に結論を言えば、通知が来てからでも、順番に進めれば間に合います。 慌てず、一つずつ整えていきましょう。
目次
運営指導とは何か（まず落ち着く）
運営指導は、指定を受けた障害福祉サービス事業所が、人員・設備・支援の基準どおりに運営し、報酬を適正に請求しているかを、自治体が確認するものです。かつて「実地指導」と呼ばれていたものが、2024年度から「運営指導」に名称変更されました。背景には、障害福祉サービスの適正化と、公的資金（税金と保険料）が正しく使われているかの確認、という大きな目的があります。
実施の頻度は、一般的に新たに事業を始めてから1年以内に一度、その後はおおむね3年に1回の割合とされています（自治体により運用は異なります）。つまり、運営していれば必ず巡ってくるものです。
「運営指導」と「監査」は違う
ここは、まず正しく理解してください。運営指導と監査は、別物です。
- 運営指導：「きちんと運営できていますか」を確認する、日常的なもの
- 監査：不正や重大な基準違反が疑われる場合に行われる、厳しい調査。結果によっては指定の取消しや効力停止につながることもある
そして重要なのは、運営指導で重大な違反や不正が見つかると、監査に移行する可能性があるという点です。だからこそ、運営指導の段階できちんと整えておくことが、事業を守ることにつながります。とはいえ、運営指導そのものは「粗探し」ではありません。過度に恐れる必要はなく、準備して臨めばいいものです。
通知が来てからの流れ（大まかに）
運営指導は、おおむね次のように進みます（手続き・様式は自治体で大きく異なります）。
- 事前通知：実施日と、当日確認する書類のリスト（自主点検表など）が示される
- 自主点検：示された点検表にそって、自分たちで事前に確認する
- 書類の準備：運営規程、勤務体制一覧、個別支援計画、各種記録、加算の根拠資料などを揃える
- 当日：書類の確認と、管理者・サービス管理責任者（サビ管）などへの聞き取り
- 結果：後日、講評や、改善が必要な点の通知。必要なら改善報告書を提出
このうち、いちばん差が出るのが3の書類準備です。日ごろの記録がきちんと残っていれば怖くありませんが、抜けがあると、当日そこを突かれます。逆に言えば、ここを整えれば、運営指導の大半は乗り切れます。
準備で、特に見られやすいところ
自治体によって確認の重点は違いますが、就労継続支援B型・グループホームで共通して整えておきたいのは、次のあたりです。
- 個別支援計画：作成・見直しの時期は守られているか。サビ管が適切に関与しているか。本人・家族への説明と同意の記録が残っているか。
- 勤務実績と人員配置：資格者が基準どおり配置されているか。サビ管の欠員が生じていないか（欠員は減算に直結します）。勤務実績と請求内容が一致しているか。
- 加算の根拠：算定している加算について、要件を満たしていることを、記録で示せるか。記録で裏づけられない加算は、返還を求められることがあります。
- 虐待防止・身体拘束・秘密保持・苦情対応：委員会の設置、研修、記録など、体制が整っているか。
- BCP（業務継続計画）と、その研修・訓練の記録：策定して終わりでなく、研修・訓練の実施記録まで残っているか。
「加算の返還」は、いちばん痛い
運営指導で事業者が最も恐れるのが、加算の返還です。算定していた加算について、要件を満たしていた記録が示せないと、過去にさかのぼって返還を求められることがあります。数か月〜年単位でさかのぼれば、金額は大きくなります。
ポイントは、「やっていたか」ではなく「記録で示せるか」です。実際に支援していても、記録がなければ「なかった」ものとして扱われかねません。日ごろの記録が、そのまま事業を守る証拠になります。（BCPについても、中身が伴わないひな形では通用しません。詳しくはひな形BCPが運営指導で通らない理由をご覧ください。）
「自治体でこうです」と書けないのが、いちばんの落とし穴
運営指導の様式・自主点検表・確認の重点は、自治体によって本当にバラバラです。同じ「就労継続支援B型」でも、県が違えば、見られる書類も、求められる様式も違います。
よくある失敗が、ネットで拾った他県の情報や様式をそのまま準備して、当日「うちの自治体のものと違う」となるケースです。せっかく準備したのに、やり直しになる。
当事務所では、ご依頼をお受けした際に、所轄の自治体に直接確認を取り、その自治体の運用・様式に合わせて準備を整えます。「所轄に聞いてください」で終わらせず、その確認ごと引き受ける——これが、全国対応の事務所である私たちのやり方です。この「自治体差を調べる手間」を丸ごと引き取れることが、遠方の事業者様にも選んでいただける理由です。
当日、管理者・サビ管がよく聞かれること
運営指導の当日は、書類の確認だけでなく、管理者やサービス管理責任者（サビ管）への聞き取りがあります。よく聞かれるのは、たとえば次のようなことです。
- 個別支援計画を、どういう流れで作り、いつ・どう見直しているか
- 利用者の状態が変わったとき、どう対応し、記録しているか
- 職員への研修（虐待防止・感染症・BCPなど）を、実際にどう行っているか
- ヒヤリ・ハットや事故が起きたとき、どう記録し、再発防止につなげているか
ここで大切なのは、うまく答えることではありません。日ごろやっていることを、そのまま説明できることです。取りつくろった答えは、記録との食い違いですぐに分かります。逆に言えば、日常の運営と記録が整っていれば、聞き取りは怖くありません。準備とは、当日の小手先の対策ではなく、日ごろの積み重ねを、見える形（記録）にしておくことなのです。
通知が来ているなら、まず見せてください
「何から手をつければいいか分からない」——その不安のまま時間が過ぎるのが、いちばんもったいない。
お手元の運営指導の通知（と、自主点検表があればそれも）を見せてください。何を・いつまでに揃えればいいか、まず無料で整理します。 通知が来てからでも、順番に進めれば間に合います。一人で、あるいは自社だけで抱え込む前に、一度ご相談ください。
- 就労継続支援B型・グループホームの指定・運営・運営指導
- 運営指導の準備だけのスポットご相談も、日ごろから備える継続顧問も、どちらも承っています
- 広島・山口を拠点に、オンライン顧問で全国対応しています
運営指導は、準備さえできていれば怖いものではありません。その準備を、一緒に進めましょう。
※本記事は一般的な情報提供です。運営指導の通知・様式・自主点検表・確認の重点は自治体により大きく異なります。個別の対応は所轄への確認のうえ進めます。